Contexte
Un flux de candidatures à gérer en temps réel
Une entreprise internationale fait face à un afflux massif de CVs, dépassant largement la centaine par semaine, en anglais mais aussi en allemand, en français, en polonais, etc. Cette volumétrie entraîne une surcharge de travail pour l’équipe RH qui peine à traiter les candidatures dans les délais souhaités et à maintenir une communication fluide avec chaque candidat. D’autant plus que les procédures internes sont incomplètes : tri manuel peu formalisé, suivi irrégulier et absence d’un référentiel commun pour partager l’information.
Résultats :
- Les profils intéressants passent parfois sous le radar.
- La prise de décision est ralentie au risque de laisser s’échapper des talents.
- La collaboration et communication entre les différents services (RH, managers, direction) est insuffisante.
L’enjeu est donc d’optimiser les process RH : clarifier la répartition des tâches, raccourcir les délais d’évaluation et d’intervention, tout en conservant un échange transparent avec tous les postulants.
Solutions
Structuration et automatisation du processus RH
Pour répondre à ces contraintes, nous avons déployé un plan en plusieurs étapes. Tout d’abord, la mise en place d’un système de tri quotidien a permis de hiérarchiser rapidement les CVs selon des critères définis (expérience, compétences, disponibilité, etc.).
Parallèlement, nous avons instauré un protocole d’échanges préliminaires avec les candidats sélectionnés afin de valider leur adéquation au poste, et nous avons organisé les entretiens avec les recruteurs internes de manière coordonnée. L’adoption d’outils collaboratifs, intégrés à l’environnement existant, a fluidifié la communication, que ce soit pour planifier les rendez-vous ou partager les fiches d’évaluation.
Un suivi rapproché a ensuite été mis en place : chaque candidat recevait un feedback, retenu ou non, renforçant la marque employeur et limitant l’accumulation d’e-mails en suspens.
Enfin, nous avons procédé à des ajustements en interne réguliers pour améliorer la réactivité, en fonction du retour d’expérience de l’équipe RH et des managers.
Résultats
Des recrutements à l’international et processus RH dynamisés
Au terme de ces changements, cinq recrutements ont pu être menés à bien pour des postes stratégiques. Les nouveaux process, la communication quotidienne et hebdomadaire ont permis de réduire considérablement les délais de traitement, évitant la perte de profils qualifiés. Par la même occasion, l’entreprise a gagné en clarté : chacun connaît désormais sa responsabilité dans le tri, la présélection et le suivi, et l’ensemble des candidatures est archivé de façon à pouvoir être réactivé à tout moment.
En somme, disposer d’une organisation cadrée, d’outils RH adaptés et d’un système de suivi rigoureux permet de transformer un volume de CVs, initialement ingérable, en un réel atout pour détecter et embaucher les meilleurs talents.
Retour aux cas clients
